Briefheld

Deine Daten bei Briefheld

Datenschutzerklärung

Stand 15. Juli 2026

§1 Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO: Oles Burak, Stolzestraße 11A, 99817 Eisenach, Deutschland. E-Mail: support@briefheld.app

§2 Datenschutz durch Technik

Briefheld ist darauf ausgelegt, so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu verarbeiten:

§3 Bereitstellung der App und Server-Protokolle

Bei jeder Verbindung deiner App mit unserem Server werden technisch bedingt deine IP-Adresse sowie Datum, Uhrzeit und technische Angaben der Anfrage verarbeitet. Zweck: Bereitstellung des Dienstes, Stabilität, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen und Missbrauch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Protokolldaten werden spätestens nach 7 Tagen gelöscht; bei sicherheitsrelevanten Vorfällen bewahren wir die betroffenen Einträge bis zur Klärung auf.

§4 Nutzerkonto und Anmeldung

Verarbeitet werden: E-Mail-Adresse, Anzeigename, Anmeldeart und die zugehörige Anmeldekennung. Zweck: Konto, Anmeldung, Zuordnung deiner Briefe. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Meldest du dich mit Apple oder Google an, verarbeitet der jeweilige Anmeldedienst deine Daten in eigener Verantwortung nach seinen Datenschutzhinweisen; wir erhalten von dort nur die für die Anmeldung erforderlichen Angaben.

§5 Briefanalyse mit KI

Verarbeitet werden: der pseudonymisierte Brieftext, Absender, Brieftyp, abgeleitete Strukturdaten (z. B. Frist, Betrag, Aktenzeichen) und das Analyseergebnis. Zweck: Erklärung des Schreibens, Fristen-Hinweis, Antwortentwürfe. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Welche Schreiben du analysierst, entscheidest allein du. Briefe können sensible Angaben enthalten (z. B. zu Gesundheit, Sozialleistungen oder Religionszugehörigkeit; Art. 9 DSGVO). Deshalb holen wir vor deiner ersten Analyse in einem gesonderten Schritt deine ausdrückliche Einwilligung ein, dass wir auch solche im Brief enthaltenen Angaben ausschließlich zur Erstellung deiner Analyse und deiner Entwürfe verarbeiten (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Ohne diese ausdrückliche Einwilligung findet keine Analyse statt. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — direkt in der App unter „Mehr → Rechtliches → Einwilligung zur KI-Analyse" oder formlos per E-Mail an support@briefheld.app; danach finden keine weiteren Analysen statt, bis du erneut einwilligst. Deine gespeicherten Briefe und Analysen kannst du zudem jederzeit einzeln oder zusammen mit deinem Konto löschen. Wir werten Briefinhalte zu keinem anderen Zweck aus. Die Analyse erfolgt mit KI-Unterstützung durch unseren Auftragsverarbeiter Anthropic (siehe §11, §12). Anthropic ist vertraglich verpflichtet, deine Inhalte nicht zum Training seiner KI-Modelle zu verwenden, und speichert Anfragen nach eigenen Angaben nur kurzzeitig zur Missbrauchskontrolle. Analyse und Entwürfe werden in der App als KI-erstellt gekennzeichnet. Verarbeite nur Schreiben, die dich selbst betreffen oder für deren Verarbeitung du berechtigt bist.

§6 Nutzung ohne Konto (Gratis-Kontingent)

Verarbeitet werden: eine von deinem Betriebssystem bereitgestellte Geräte-/Installations-Kennung sowie ein technisches Geräte-Merkmal, ausschließlich zur Zählung des kostenlosen Kontingents und zur Verhinderung einer Mehrfach-Umgehung. Wir verarbeiten dafür nicht mehr Merkmale als erforderlich. Rechtsgrundlagen: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (für die Bereitstellung des von dir angeforderten kostenlosen Dienstes unbedingt erforderlich) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Missbrauchsvermeidung).

§7 Käufe und Abos

Kostenpflichtige Leistungen werden über den Apple App Store bzw. Google Play abgewickelt. Apple und Google verarbeiten deine Zahlungsdaten dabei in eigener Verantwortung; wir erhalten keine Zahlungsdaten, sondern nur Transaktions- und Statusangaben (z. B. Produkt, Kauf-/Ablaufzeitpunkt, Transaktionskennung), um deine Käufe deinem Konto zuzuordnen und freizuschalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung von Transaktionsnachweisen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten).

§8 Fristerinnerungen (Push)

Verarbeitet wird ein Push-Token deines Geräts, nur wenn du Erinnerungen aktivierst. Die Zustellung erfolgt über den Expo-Push-Dienst sowie die Push-Dienste von Apple bzw. Google. Push-Texte enthalten keine Briefinhalte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (jederzeit widerrufbar in den Einstellungen).

§9 Fehlerdiagnose und Stabilität

Verarbeitet werden technische Fehler- und Absturzdaten (z. B. Gerätemodell, Betriebssystem- und App-Version, Fehlerkontext) — allerdings nur, wenn du die anonyme Fehlerdiagnose eingeschaltet hast. Zweck: Stabilität und Fehlerbehebung; keine Werbe- oder Trackingzwecke. Rechtsgrundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über den Schalter „Anonyme Fehlerdiagnose" unter „Mehr → Daten & Account". Verarbeitung über Sentry in der EU-Region; Löschung spätestens nach 90 Tagen.

§10 Kontakt, Support und Widerruf

Wenn du uns kontaktierst (z. B. per E-Mail an support@briefheld.app), verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung deines Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Übst du dein Widerrufsrecht aus — auch über die Widerrufsfunktion in der App —, verarbeiten wir die dort angegebenen Daten (Name, Vertragsangaben, E-Mail-Adresse) zur Abwicklung des Widerrufs und senden dir eine Eingangsbestätigung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Nachweise über Widerrufe bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen auf.

§11 Empfänger

Auftragsverarbeiter (Verträge nach Art. 28 DSGVO):

Eigenständige Verantwortliche: Apple Inc. bzw. Google LLC verarbeiten Daten bei der Anmeldung mit Apple/Google, bei Käufen über die Stores und bei der Push-Zustellung in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen.

§12 Übermittlung in Drittländer

Für Anbieter mit Sitz oder Mutterkonzern in den USA — insbesondere Anthropic (KI-Analyse), den Push-Dienst und den Fehlerdiagnose-Dienst — kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfolgen bzw. ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen werden. Bei der KI-Analyse wird ausschließlich der bereits auf deinem Gerät pseudonymisierte Brieftext übermittelt. Wir stützen diese Übermittlungen auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil unserer Verträge mit den Anbietern sind. Soweit ein Anbieter zusätzlich unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, greift ergänzend der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir dir auf Anfrage an support@briefheld.app zur Verfügung.

§13 Speicherdauer

§14 Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. In der App kannst du jederzeit deine Daten exportieren („Datenexport") und dein Konto samt aller zugehörigen Daten löschen („Account löschen"). Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

§15 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Richte den Widerspruch formlos an support@briefheld.app.

§16 Keine automatisierte Entscheidung

Die Analyse dient ausschließlich der Information und Vorbereitung. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Alle Entscheidungen triffst du selbst.

§17 Sicherheit und Grenzen

Wir schützen deine Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik — u. a. Pseudonymisierung auf deinem Gerät, verschlüsselte Übertragung und Zugriffsbeschränkungen. Die Pseudonymisierung erfolgt automatisiert. Sie kann — etwa bei ungewöhnlichen Schreibweisen, schlechter Bildqualität oder seltenen Datenformaten — nicht in jedem Einzelfall lückenlos sein. Eine absolute Sicherheit der Datenübertragung im Internet kann nach dem Stand der Technik nicht gewährleistet werden. Bei einer Datenpanne erfüllen wir unsere Melde- und Benachrichtigungspflichten (Art. 33, 34 DSGVO).

§18 Minderjährige

Die App richtet sich an Personen ab 16 Jahren. Bist du minderjährig (16 oder 17 Jahre), darfst du die App nur mit Zustimmung deiner Sorgeberechtigten nutzen. Personen unter 16 Jahren dürfen die App nicht nutzen.

§19 Weitere Pflichtangaben und Änderungen

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich derzeit nicht zu bestellen, da die Voraussetzungen nicht vorliegen. Konto- und Briefdaten sind für die jeweilige Funktion erforderlich; ohne sie kann die betreffende Funktion nicht bereitgestellt werden. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils in der App und unter briefheld.app veröffentlichte Fassung.

Stand 15. Juli 2026